欧洲专利局加速数字化转型：多项电子签名规定将实施
【背景】
随着全球科技的飞速发展，数字化转型已成为各行各业的必然趋势。在知识产权领域，特别是专利管理和服务方面，数字化不仅能够提升效率，还能降低成本，促进更加便捷和透明的知识产权交易与保护。欧洲专利局（EPO）作为欧洲地区最具影响力的专利机构，一直致力于推动知识产权领域的数字化进程。
近年来，欧洲专利局面临着来自全球范围内的专利申请量激增、传统纸质流程效率低下以及跨国知识产权交易日益复杂等多重挑战。为了应对这些挑战，欧洲专利局决定加速其数字化转型步伐，通过引入电子签名、电子提交服务系统等技术手段，来简化专利申请、转让、许可等流程，在提高服务质量的同时，也并增强了用户体验。
在此背景下，让我们一起来看看欧洲专利局数字化转型的推动进程吧~
欧洲专利局于2023年开始陆续发布了一系列关于电子提交和签名文件的决定和规定。这些决定不仅明确了在电子提交服务系统中可以采用多种电子签名方式（如传真签名、文本字符串签名、数字签名等）来替代传统的手写签名，还取消了相关费用，进一步降低了用户的经济负担。
2024年后，欧洲专利局于2024年02月09日基于《欧洲专利公约》第22条、85条和23条中关于合同和声明签字的规定，发布了针对在电子提交服务系统（MyEPO Portfolio）中办理转让手续和许可登记时，作为证据提交的合同或声明等文件均可以数字签名，即包括传真签名、文本字符串签名等，且不再收取相关费用，该规定已于2024年04月01日正式实施，这是欧洲专利局从数字化到简化程序的一个重要节点。
在近日，欧洲专利局继续促进数字化转型，于2024年07月08日又发布了《关于签署和提交授权书的决定》，即推出多项在提交授权书时电子签名的各项规定，并在2024年08月30日由欧洲专利局局长针对欧洲专利，以及具有统一效力的欧洲专利适用的正式决定。
根据2024年09月02日欧洲专利局发布的通知，上述决定将于2024年11月01日正式实施。
现针对2024年07月08日发布的《关于签署和提交授权书的决定》的具体规定进行简要概述：
【法律执业人员和专业代理人在提交授权书方面的平等待遇】
法律执业者原则上将不再需要提交授权书。从2024年11月1日起，只有在特殊情况下，即欧洲专利局提出要求或发生涉及不同协会代表的更换代表事件且未明确撤销前一位代表时，才需要提交授权书。
【代表变更时的信息】
在更换代表且未明确撤销前一位代表的代理权的情况下，欧洲专利局将继续通知前任代表这一变更，但将不再向其发送新的授权书（或指出一般授权书的注册编号）。
【接受授权书上的电子签名】
除手写签名外，欧洲专利局还将接受授权书上的多种电子签名。根据专利授权过程中的签名要求，欧洲专利局将接受2023 年5月3日欧洲专利局局长签发《关于以电子方式提交的决定》第12条第2款和第3款规定的传真签名和文本字符串签名。带有传真签名或文本字符串签名的文件可以纸质形式提交，也可以使用欧洲专利局的电子提交服务系统以电子方式提交。
此外，欧洲专利局将接受使用公共密钥基础设施（PKI）技术的数字签名，包括欧盟《电子签名系统条例》（eIDAS Regulation）所指的高级电子签名和合格电子签名。如果满足下述规定的条件，欧洲专利局也将接受不使用PKI技术的数字签名，即在使用数字签名的情况下，如果授权书是以电子方式提交的，清晰可读，没有感染计算机病毒，并且也不包含其他恶意软件，则可以被接受。欧洲专利局没有义务接收、公开或处理不符合标准的文件。
通常情况下，欧洲专利局不审查授权书上签字的真实性。然而，如果对其真实性产生任何怀疑，欧洲专利局可以要求其澄清，并可能要求提供进一步的证据。
【签署权的审查】
欧洲专利局还改变了其关于审查个人代表法人签署授权书资格的操作惯例。如果某人因其在法人中的职位而有权签署，则该职位需要明确说明。但是，欧洲专利局将不再审查其签署权。
欧洲专利局在数字化转型的道路上迈出了坚实的步伐，通过一系列创新举措，不仅简化了专利管理流程，提高了工作效率，还为用户带来了更加便捷、高效的服务体验。随着技术的不断进步和全球知识产权环境的日益复杂，欧洲专利局将继续深化数字化转型，探索更多创新应用，以应对未来的挑战。
EPO官方链接：
https://www.epo.org/en/news-events/news/simplification-filing-and-signing-authorisations
https://www.epo.org/en/news-events/news/transfers-and-licences-changes-1-april-2024
https://www.epo.org/en/legal/official-journal/2024/08/a77.html#OJ_2024_A77.f3-note
https://www.epo.org/en/legal/official-journal/2024/08/a75.html
https://www.epo.org/en/legal/official-journal/2024/08/a76.html
https://www.epo.org/en/news-events/news/simplification-filing-and-signing-authorisations
